Internet jest usługą powszechnie dostępną. Szacuje się, że blisko 75% polskich gospodarstw domowych ma dostęp do sieci. Łatwość przepływu informacji i ich całodobowa dostępność spowodowała, że przekazywaniem danych, korespondencji czy powiadomień przez Internet, oprócz prywatnych użytkowników, zajmują się również firmy, szkoły i przedszkola, a nawet urzędy!
E-maile stały się szybką i czytelną drogą komunikacji, zarówno prywatnej jak i służbowej. Elektroniczne wiadomości w przeciwieństwie do listów wysyłanych za pośrednictwem poczty, nie giną, zawsze są dostarczone. Ich istnienie można łatwo potwierdzić zarówno u odbiorcy, jak i u nadawcy danej wiadomości. Co więcej, badania wykazują, że ludzie częściej zmieniają mieszkanie niż swój adres mailowy, co oznacza, że ważna korespondencja może być odczytana przez adresata w dowolnym miejscu na kuli ziemskiej, jedynym warunkiem jest dostęp do internetu.
Skrzynka mailowa stała się zamiennikiem tradycyjnej skrzynki pocztowej, a skoro technologia się zmienia, muszą zmienić się również usługi. Windykacja prowadzona drogą emailową jest jedną z metod prewencji stosowanych przez firmy windykacyjne. Najczęściej stosuje się ją jeszcze przed terminem wpłynięcia należności na konto wierzyciela. Wówczas taki mail jest przypomnieniem o zaległości względem danej usługi bądź raty, i zachętą do zapłaty w terminie, co uchroni od naliczenia karnych odsetek.
Najczęściej akie maile przychodzą od operatorów telefonii komórkowej, w sposób automatyczny, gdzie dołącza się wykaz wykonanych połączeń i wysłanych wiadomości, a także wszelkich dodatkowych usług, z jakich korzystał dany numer telefonu, w postaci raportu.
Od skuteczności maili dotyczących ponaglenia do uregulowania wierzytelności zależy ich wykonanie. Dobrze sformułowana treść zmotywuje dłużnika do pokrycia długu w trybie natychmiastowym. Maile windykacyjne muszą być czytelne w treści - należy wyraźnie wskazać termin, kwotę należności, ewentualną liczbę odsetek, oraz muszą zawierać powiadomienie
o konsekwencjach niespłacenia długu.
Profesjonalna wiadomość powinna być podpisana przez konkretną osobę, która będzie kontaktować się z dłużnikiem, gdzie powinny być podane dodatkowe możliwości kontaktowe - numer telefonu i adres firmy windykacyjnej, a także zgodę na odpowiedź w formie mailowej i zaproszenie do kontaktu w celu ustalenia planu spłaty należności. Oczywiście email windykacyjny powinien być skonstruowany w sposób, który nie urazi odbiorcy, nie należy stosować jakichkolwiek treści zniesławiających czy obraźliwych. Treść tej wiadomości powinna mieć charakter pisma urzędowego, ze szczególnym wskazaniem na czytelne przedstawienie sytuacji dłużnika.
