Celem monitoringu należności jest zapewnienie regularności spłat, zdyscyplinowanie kontrahentów przedsiębiorstwa czy działania prewencyjne. Zwykle prowadzony jest on na dwóch etapach.
Pierwszym z nich jest monitorowanie należności jeszcze przed upłynięciem ustalonego terminu płatności. Polega na rozmowie telefonicznej, w trakcie której kontrahent zostaje poinformowany o wystawieniu faktury na daną kwotę oraz o terminie zapłaty. Takie przypomnienie ma charakter prewencyjny i może zapobiec opóźnieniom w spłacie.
Drugi etap dotyczy należności z krótkim okresem przeterminowania. Ma miejsce w momencie, kiedy dłużnik zalega z zapłatą nie więcej niż 90 dni. Firma windykacyjna utrzymuje stały kontakt z dłużnikiem za pomocą wielu rozmów telefonicznych i wysyłania wezwań do zapłaty. Najczęściej w tym przypadku dochodzi do szybkiej spłaty zadłużenia.
Zastosowanie monitoringu należności m.in. poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa, wyrabia dyscyplinę płatniczą u kontrahentów. Może być on stosowany zarówno przez firmy, które posiadają klientów indywidualnych, jak i te prowadzące działalność B2B, kiedy klientami są małe oraz średnie przedsiębiorstwa.
