Proces windykacji można podzielić na cztery etapy:
- monitoring należności – są to działania prowadzone przez firmy windykacyjne przed terminem spłaty lub też krótko po tym terminie. W głównej mierze są to działania prewencyjne, które mają zapewnić terminową spłatę a także ograniczają problem nieregulowanych należności w przyszłości.
- windykację przedsądową (polubowną) – jej celem jest podpisanie ugody między dłużnikiem a firmą windykacyjną, której efektem będzie ustalony harmonogram spłaty zadłużenia dostosowany do możliwości finansowych dłużnika
- windykację sądową i egzekucyjną – polega na prowadzeniu w imieniu wierzyciela działań sądowych oraz nadzorowaniu i koordynacji działań komorniczych w czasie prowadzonej egzekucji.
- windykację po bezskutecznej egzekucji komorniczej - polega na okresowym „odłożeniu” sprawy i powrocie do niej po kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu miesiącach.